Identifier les potentiels d'économie grâce à l'analyse FM
Les institutions de santé sont soumises à une forte pression sur les coûts. Si des économies doivent être réalisées, l'accent est généralement mis sur l'activité principale. Or, un potentiel considérable réside dans les processus de soutien. ISS propose une analyse permettant d'identifier et d'évaluer ce potentiel. Le client dispose ainsi d'une base de décision pour l'optimisation et le développement de ses domaines de soutien.
Peter Feucht, Senior Business Consultant IFS Solutions et Claude Giger, Business Development Manager Healthcare
""Ensemble, nous déterminons où se trouve le client. Ensuite, nous lui montrons des pistes et des objectifs possibles"".
Peter Feucht, Senior Business Consultant IFS Solutions chez ISS
"Ensemble, nous déterminons où se situe le client. Ensuite, nous lui montrons des pistes et des objectifs possibles".
Bilan de la situation
Le faire soi-même ou pas ?
Pour atteindre un objectif précis, il faut d'abord savoir où l'on se trouve. Cela vaut aussi bien pour la vie privée que pour les questions d'entreprise. Ainsi, les institutions de santé suisses doivent actuellement se demander comment optimiser leurs processus et les rendre plus efficaces - car la pression des coûts est de plus en plus forte dans le secteur. Pour tous les services qui ne relèvent pas de l'activité principale, la question se pose de savoir s'il faut le faire soi-même ou non.
Pour prendre la bonne décision, il faut dans un premier temps faire le point. C'est ce que propose ISS avec l'analyse de potentiel et d'exploitation. "On peut se représenter cela comme une sorte de navigateur", explique Peter Feucht, Senior Business Consultant IFS Solutions chez ISS. "Ensemble, nous déterminons où se trouve le client. Ensuite, nous lui montrons des voies et des objectifs possibles".
Potentiel d'économies
Processus de soutien
L'analyse du potentiel et de l'exploitation est un outil destiné aux cadres. "Nous montrons quel est le potentiel d'économie dans les processus de support", explique Claude Giger, Business Development Manager Healthcare chez ISS et responsable, avec Feucht, de la réalisation des analyses. Celui-ci est souvent plus important que prévu. Sur la base des expériences faites jusqu'à présent, les hôpitaux et les homes pourraient économiser en moyenne environ 30 pour cent des coûts dans les processus de support, selon Giger. "C'est une grosse part du gâteau". Les coûts du FM représentent en général environ un cinquième des coûts d'exploitation totaux.
Le potentiel d'optimisation se manifeste typiquement dans quatre domaines :
Technique du bâtiment
Économie domestique
Logistique
Gastronomie
"Des économies peuvent souvent être réalisées en adaptant les processus et les structures, sans que la qualité ou les salaires en soient affectés", explique Giger en donnant un exemple : "Cela n'a pas de sens que des techniciens bien formés et relativement chers tondent le gazon uniquement parce qu'ils ne sont pas occupés par l'entretien technique". Quant à l'organisation du nettoyage, elle est un sujet important, notamment dans les établissements de santé. La majeure partie des travaux de nettoyage a lieu le matin, mais la plupart des agents de nettoyage travaillent à plein temps. Enfin, en cuisine, on pourrait s'attaquer à la planification des menus. "Pourquoi ne pas introduire un plan de menus répétitif chaque mois, sachant que la durée moyenne de séjour des patients est de trois à six jours ?"
Sur la base des expériences réalisées jusqu'à présent, les hôpitaux et les homes pourraient économiser en moyenne environ 30 pour cent des coûts des processus de support.
Analyse
Offre à deux niveaux
Un bilan de compétences avec ISS se compose de deux offres séparées et combinables : Lors de l'analyse de potentiel, les coûts dans le domaine du support sont d'abord déterminés et soumis à une comparaison avec le marché. Pour cela, ISS dispose d'une base de données de référence qui repose sur des années d'expérience dans le Facility Management. Les spécialistes d'ISS n'analysent pas seulement les coûts, mais aussi l'organisation, les processus et, le cas échéant, l'infrastructure, en étroite collaboration avec la direction du client. Après environ six semaines, ISS remet au client un rapport d'analyse d'une vingtaine de pages qui contient, outre un aperçu des coûts et du potentiel d'économies, des propositions d'action concrètes.
La deuxième offre est l'analyse d'entreprise, qui se base sur l'analyse de potentiel et va encore plus en profondeur sur le plan technique. Lors de trois à cinq visites de l'entreprise, les experts techniques d'ISS se font une idée de la situation et posent des questions très concrètes. Le résultat est un rapport final d'une quarantaine de pages, disponible en moyenne au bout de trois mois. Des mesures détaillées y sont proposées et sont discutées avec le client lors d'un entretien final. "Nous sommes totalement transparents et nous esquissons des mesures, indépendamment de la question de savoir qui les mettra en œuvre au final", explique Feucht.
Expertise et expérience
Potentiels réalisables
Giger et Feucht sont les premiers interlocuteurs des clients du secteur de la santé qui s'intéressent à l'analyse de potentiel et d'exploitation. "On nous demande de temps en temps si nous voulons simplement vendre nos prestations FM avec l'analyse", raconte Giger. Bien sûr, on est très heureux lorsque les clients sont si satisfaits qu'ils confient un mandat à ISS à la fin de l'analyse. Mais il s'agit de bien plus que cela.
En tant que fournisseur leader de Facility Services, ISS sait exactement combien coûtent ces prestations sur le marché. "Cela rend notre analyse particulièrement crédible. Nous présentons des chiffres conformes au marché", dit Giger. Ceux-ci doivent tenir la route, surtout si le client décide finalement d'externaliser des services. "Grâce à notre expérience et à notre expertise, nous offrons la certitude que le potentiel mis en évidence est réalisable. C'est là que réside notre force", souligne Feucht.
L'analyse du potentiel et de l'exploitation d'ISS n'est pas exclusivement utilisée pour le secteur de la santé. L'instrument est utilisé dans pratiquement tous les autres secteurs comme état des lieux pour analyser le Facility Management et identifier le potentiel possible.